Was passiert, wenn Ihr VCA-Zertifikat abläuft? Folgen für Ausschreibungen

Ein VCA-Zertifikat läuft still ab. Es kommt kein Brief der Zertifizierungsstelle, keine automatische Erinnerung Ihres Auftraggebers. An dem Tag, an dem Sie ein Angebot einreichen und Ihr Zertifikat abgelaufen ist, sind Sie ausgeschlossen.

Was in der Praxis passiert

Bei vielen Ausschreibungen wird bei der Angebotsabgabe ein gültiges VCA-Zertifikat verlangt. Wenn Sie die Verlängerung vergessen und es nicht rechtzeitig bemerken, wird Ihr Angebot ausgeschlossen. Bei laufenden Verträgen kann ein abgelaufenes VCA zu einem vorübergehenden Arbeitsstopp führen.

Das Schmerzhafte daran: Es geht selten um die Sache selbst. Ihre Arbeitsweise hat sich nicht geändert, Ihre Leute arbeiten nicht weniger sicher – es fehlt nur ein gültiges Dokument in dem Moment, in dem jemand danach fragt.

Die Verlängerung

VCA-Zertifikate laufen in der Regel drei Jahre. Die Verlängerung erfordert eine erneute Prüfung (VCA*) oder ein erneutes Audit (VCA**). Die Durchlaufzeit für ein erneutes Audit beträgt vier bis acht Wochen – ein weiterer Grund, nicht bis zum Ablaufdatum zu warten.

Rechnen Sie also vom Ablaufdatum rückwärts, nicht vorwärts von dem Moment, in dem es Ihnen einfällt. Wer zwei Monate vor Ablauf beginnt, hat Spielraum; wer zwei Wochen vorher anruft, meistens nicht.

Was verified.supply tut

Hinterlegen Sie Ihr VCA-Zertifikat einmalig mit dem Ablaufdatum in verified.supply. Sie erhalten automatisch 30 Tage vor Ablauf eine E-Mail und sieben Tage vor Ablauf eine Erinnerung. Ihre Kunden sehen auf Ihrem Badge sofort, ob Ihr Zertifikat gültig ist.

Weitere Zertifikate mit diesem Risiko

ISO 9001 (Rezertifizierung alle drei Jahre), ISO 14001 (drei Jahre), BRL-Zertifikate (je nach Schema), Haftpflichtversicherung (jährlich), CAR-Versicherung (pro Projekt).

Bei einem einzigen Zertifikat genügt ein Termin im Kalender. Bei sechs Dokumenten mit unterschiedlichen Laufzeiten und unterschiedlichen Ausstellern ist genau das die Verwaltung, die im Tagesgeschäft als Erstes liegen bleibt.