Co się dzieje, gdy Państwa certyfikat VCA wygasa? Konsekwencje dla przetargów

Certyfikat VCA wygasa po cichu. Nie ma pisma od jednostki certyfikującej, nie ma automatycznego przypomnienia od klienta. W dniu, w którym składają Państwo ofertę, a certyfikat wygasł, zostają Państwo wykluczeni.

Co dzieje się w praktyce

Wiele przetargów wymaga ważnego certyfikatu VCA w momencie składania oferty. Jeśli zapomną Państwo o przedłużeniu i nie zorientują się w porę, oferta zostaje odłożona na bok. Na trwających kontraktach wygasły VCA może prowadzić do tymczasowego wstrzymania prac.

Bolesne jest to, że rzadko chodzi o meritum. Państwa metody pracy się nie zmieniły, ludzie nie stali się mniej bezpieczni — po prostu brakuje ważnego dokumentu w chwili, gdy ktoś o niego prosi.

Przedłużenie

Certyfikaty VCA są zwykle ważne przez trzy lata. Przedłużenie wymaga ponownego egzaminu (VCA*) lub ponownego audytu (VCA**). Czas realizacji ponownego audytu wynosi od czterech do ośmiu tygodni — tym bardziej powód, aby nie czekać do daty wygaśnięcia.

Proszę więc liczyć wstecz od daty wygaśnięcia, a nie do przodu od momentu, w którym akurat Państwo o tym pomyślą. Rozpoczęcie dwa miesiące przed wygaśnięciem daje zapas czasu; telefon dwa tygodnie wcześniej zwykle go nie daje.

Co robi verified.supply

Proszę zapisać certyfikat VCA jeden raz w verified.supply wraz z datą wygaśnięcia. Automatycznie otrzymają Państwo powiadomienie e-mail 30 dni przed wygaśnięciem oraz przypomnienie siedem dni przed. Państwa klienci od razu widzą na Państwa odznace, czy certyfikat jest ważny.

Inne certyfikaty z tym samym ryzykiem

ISO 9001 (recertyfikacja co trzy lata), ISO 14001 (trzy lata), certyfikaty BRL (zależnie od schematu), ubezpieczenie OC (rocznie), ubezpieczenie CAR (na projekt).

W przypadku jednego certyfikatu wystarczy data w kalendarzu. Przy sześciu dokumentach o różnych terminach od różnych wystawców jest to dokładnie ta administracja, która pierwsza umyka, gdy robi się intensywnie.