Wat gebeurt er als uw VCA-certificaat verloopt? Gevolgen voor aanbestedingen

Een VCA-certificaat verloopt stil. Er komt geen brief van de certificerende instelling, geen automatische herinnering van uw opdrachtgever. Op de dag dat u een aanbesteding indient en uw certificaat is verlopen, bent u uitgesloten.

Wat er in de praktijk gebeurt

Bij veel aanbestedingen wordt bij inschrijving gevraagd om een geldig VCA-certificaat. Als u vergeet te verlengen en dit niet op tijd ontdekt, wordt uw inschrijving terzijde gelegd. Bij lopende contracten kan een verlopen VCA leiden tot een tijdelijke werkstop.

Het pijnlijke is dat het zelden om de inhoud gaat. Uw werkwijze is niet veranderd, uw mensen zijn niet minder veilig gaan werken — er ontbreekt alleen een geldig papier op het moment dat iemand erom vraagt.

De verlenging

VCA-certificaten lopen doorgaans drie jaar. Verlenging vereist een herexamen (VCA*) of een heraudit (VCA**). De doorlooptijd voor een heraudit is vier tot acht weken — reden te meer om niet te wachten tot de vervaldatum.

Reken dus terug vanaf de vervaldatum, niet vooruit vanaf het moment dat u eraan denkt. Wie twee maanden voor het verlopen begint, heeft ruimte; wie twee weken van tevoren belt, meestal niet.

Wat verified.supply doet

Sla uw VCA-certificaat eenmalig op in verified.supply met de verloopdatum. U ontvangt automatisch een e-mailmelding 30 dagen voor het verlopen, en een herinnering zeven dagen voor het verlopen. Uw klanten zien op uw badge direct of uw certificaat geldig is.

Andere certificaten die dit risico kennen

ISO 9001 (3-jaarlijkse hercertificering), ISO 14001 (3 jaar), BRL-certificaten (per schema), aansprakelijkheidsverzekering (jaarlijks), CAR-verzekering (per project).

Bij één certificaat is een datum in de agenda genoeg. Bij zes documenten met verschillende looptijden en verschillende afgevers is dat precies de administratie die in de drukte als eerste blijft liggen.