Duurzaamheidsvragenlijst van uw klant ontvangen? Dit doet u ermee

U heeft een e-mail in uw inbox. Een grote klant — misschien een aannemer, een retailer of een productiebedrijf — vraagt u om een ingevulde vragenlijst over duurzaamheid. Energieverbruik, CO₂-uitstoot, afval, personeelsbeleid. Twintig vragen, soms vijftig.

Uw eerste reactie is waarschijnlijk: "Waar halen ze het lef vandaan?"

Uw tweede reactie: "Hoe kom ik hier zo snel mogelijk van af?"

Dit artikel legt in vijf minuten uit wat er speelt, wat u moet aanleveren, en — belangrijk — wat u mag weigeren.

Waarom u deze vragenlijst krijgt

Grote bedrijven in Europa zijn verplicht te rapporteren over hun duurzaamheidsimpact onder de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Tot 80% van die impact zit niet in het bedrijf zelf, maar in de toeleveringsketen — bij leveranciers zoals u.

Uw klant heeft die data dus nodig om zijn eigen wettelijke rapportage te kunnen invullen. Zonder uw gegevens kan hij zijn scope 3-emissies niet berekenen.

Dat verklaart de vragenlijst. Het verklaart niet waarom ze er zoveel zijn, elk in een ander format, elk met andere definities. Dat is gewoon een gebrek aan coördinatie in de markt — en precies het probleem dat gestandaardiseerde tools oplossen.

Wat uw klant eigenlijk nodig heeft

De Europese Commissie heeft in juli 2025 de VSME-standaard officieel aanbevolen als het format voor duurzaamheidsdata van MKB-leveranciers. De VSME definieert precies welke datapunten redelijk zijn om op te vragen bij een bedrijf als het uwe.

Dat betekent: u hoeft alleen de datapunten uit de VSME-basismodule aan te leveren. Niet meer. De basismodule omvat zeven thema's:

B1 — Algemene bedrijfsinformatie (naam, sector, FTE, locaties)

B2 — Milieu- en sociale risico's (kwalitatieve beschrijving)

B3 — Energieverbruik en CO₂-emissies (scope 1 en 2)

B4 — Waterverbruik

B5 — Afval (totaal en recyclingpercentage)

B6 — Werknemers (FTE, verzuim, incidenten, opleidingsuren)

B7 — Beleid (gedragscode, anti-corruptie, klachtenprocedure)

Dit is behapbaar. De meeste data heeft u al — in uw energiefacturen, uw salarisadministratie en uw afvalcontract.

Wat u mag weigeren

Dit is het meest onbekende maar meest waardevolle stukje informatie in dit artikel.

Onder de Europese Omnibus-regels heeft u als MKB-leverancier het wettelijke recht om data-uitvragen te weigeren die verder gaan dan de VSME-standaard. Dit heet het "waardeketenplafond" (value chain cap).

Concreet: als uw klant vraagt om een volledige LCA (levenscyclusanalyse) van uw producten, een gedetailleerde scope 3-berekening van uw eigen toeleveranciers, of branchespecifieke datapunten die niet in de VSME staan — dan mag u dat netjes weigeren.

U hoeft dit niet agressief te doen. Een vriendelijke e-mail met de tekst "Wij rapporteren conform de VSME-basismodule, zoals aanbevolen door de Europese Commissie (Aanbeveling EU 2025/1710)" is voldoende.

Hoe u het praktisch aanpakt

Stap 1 — Verzamel uw energiefacturen van het afgelopen jaar. Gas en elektriciteit. Die heeft u nodig voor B3.

Stap 2 — Vraag uw boekhouder om het FTE-aantal en de loonkosten. Die heeft u nodig voor B6.

Stap 3 — Kijk bij uw afvalverwerker of u een jaarlijks gewichtsoverzicht kunt opvragen. Die heeft u nodig voor B5. Heeft u dat niet, dan is een containerberekening ook acceptabel.

Stap 4 — Vul de VSME-datapunten in en stuur ze terug in het format dat uw klant vraagt.

Het kost de eerste keer twee tot vier uur. De tweede keer een kwartier, want de data verandert nauwelijks van jaar tot jaar.

Het grotere probleem — en de oplossing

Het echte probleem is niet dat u één vragenlijst moet invullen. Het probleem is dat u er volgend jaar vijf krijgt, elk van een andere klant, elk in een ander format, elk met andere deadlines.

verified.supply lost dit op door uw VSME-profiel eenmalig op te bouwen en automatisch aan te leveren aan elke klant die erom vraagt. U vult uw data één keer in — wij zorgen dat het in het juiste format bij de juiste klant komt.

Meld u aan voor vroege toegang via verified.supply.