Panel dostawców dla zgodności: jeden przegląd certyfikatów, NIS2 i CSRD

Problem z dzisiejszym zarządzaniem dostawcami

Średniej wielkości firma przemysłowa ma zazwyczaj od 50 do 300 aktywnych dostawców. Dla każdego z nich dział zakupów potrzebuje dziś jednocześnie pięciu różnych kategorii danych.

Dane o zrównoważonym rozwoju do raportowania scope 3 CSRD — zgodnie z ESRS E1-6, z preferencją dla danych pierwotnych od dostawcy nad szacunkami średnimi dla branży.

Ważne certyfikaty z datami wygaśnięcia — ISO 9001, ISO 14001, normy branżowe. Wygasły certyfikat w momencie przetargu prowadzi do wykluczenia.

Dowody cyberbezpieczeństwa zgodne z NIS2 — ustrukturyzowana ocena postawy cyberbezpieczeństwa, udokumentowana i opatrzona datą.

Deklaracje praw człowieka zgodne z CSDDD — deklaracja wolna od pracy przymusowej i pracy dzieci, podpisana z datą i imieniem i nazwiskiem.

Dowody EUDR u dostawców z branż objętych regulacją — deklaracja pozyskiwania wolnego od wylesiania wraz z danymi o pochodzeniu.

Te pięć kategorii danych dziś zwykle znajduje się rozproszonych w załącznikach e-mail, folderach SharePoint, arkuszach Excel i własnych bazach danych — o ile w ogóle istnieją. Jeden przegląd łączący wszystkie pięć dla każdego dostawcy to wyjątek, a nie reguła.

Dla polskich firm działających na rynku niemieckim: wszystkie pięć kategorii danych jest wymagane przez niemieckich klientów. verified.supply pozwala zebrać je jednorazowo i udostępniać automatycznie każdemu klientowi, który o to poprosi.

Co musi umożliwiać panel zgodności dostawców

Skuteczny panel pokazuje dla każdego dostawcy stan na każdym wymiarze zgodności jednym spojrzeniem, zamiast wymagać otwierania pięciu osobnych systemów.

Status zrównoważonego rozwoju — profil VS obecny (tak/nie), rok sprawozdawczy, poziom jakości danych (1 = szacunek, 3 = dane pierwotne z faktury), ostatnia aktualizacja, brakujące punkty danych.

Status certyfikatów — które certyfikaty są aktywne, które wygasają w ciągu 30 dni, które już wygasły. Kodowanie kolorami: zielony aktywny, pomarańczowy wkrótce wygaśnie, czerwony wygasły.

Status NIS2 — wskaźnik dojrzałości od 0 do 100, status dla każdego z dziesięciu obszarów CY, data ostatniej oceny, możliwość eksportu do własnej dokumentacji.

Status CSDDD — deklaracja przeciw pracy przymusowej podpisana (tak/nie/oczekująca), obecność modern slavery statement, data podpisania.

Status EUDR — dotyczy (tak/nie), stopień gotowości w procentach, liczba zadeklarowanych źródeł surowców, status DDS.

Wkład scope 3 — obliczone emisje kategorii 1 w tonach CO2e, jakość danych (pierwotna via profil VS lub szacowana via wskaźnik sektorowy), gotowe do zaimportowania do popularnych narzędzi raportowania CSRD.

Jak panel zmienia proces wdrażania dostawców

Bez panelu wdrożenie nowego dostawcy zajmuje kilka godzin pracy administracyjnej: prośba o dokumenty e-mailem, ręczna weryfikacja, archiwizacja w różnych systemach, wpisywanie dat wygaśnięcia do kalendarza i zaczynanie od nowa w kolejnym roku.

Dzięki verified.supply zamiast tego wysyłają Państwo dostawcy link z zaproszeniem. Dostawca wypełnia swój profil jednorazowo — dane o zrównoważonym rozwoju, certyfikaty, ocenę NIS2, deklaracje CSDDD. Widzą Państwo od razu, co jest obecne, a czego brakuje, i dopytują jednym kliknięciem zamiast e-mailem.

Dostawca korzysta podwójnie: wypełnia swój profil jednorazowo i udostępnia go automatycznie każdemu klientowi, który o to poprosi. Bez powtarzania różnych kwestionariuszy dla różnych klientów.

Integracja z Państwa raportowaniem CSRD i dokumentacją regulacyjną

Panel dla przedsiębiorstw verified.supply eksportuje wszystkie dane dostawców w dwóch formatach.

CSV do raportowania CSRD — gotowy do bezpośredniego zaimportowania do popularnych narzędzi raportowania lub Państwa systemu wewnętrznego. Zawiera dla każdego dostawcy: nazwę, wolumen zakupów, emisje scope 1 i scope 2, obliczony wkład scope 3 kategorii 1, jakość danych i dokumentację obliczeń, zgodnie z ESRS E1.

Raport PDF do dokumentacji regulacyjnej — ustrukturyzowany przegląd wszystkich ocen NIS2 z wskaźnikiem dojrzałości, statusem dla poszczególnych obszarów, datą i nazwą dostawcy. Nadaje się jako dowód podczas audytów regulacyjnych (BSI, CERT Polska) i wewnętrznych kontroli zgodności.

Dla nabywców z niemieckimi dostawcami: ten sam eksport NIS2 spełnia wymogi dokumentacyjne BSI w ramach NIS2UmsuCG i jest zgodny z podejściem CERT Polska do zarządzania ryzykiem w łańcuchu dostaw — jeden eksport, użyteczny po obu stronach granicy.